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Digitalisierung des Beschaffungsprozesses | Procurement Konsequent die Richtung vorgeben

Beschaffungsrichtlinien werden bei Nicht-Produktions-
material oder Dienstleistungen oft ignoriert. Intelligente
Einkaufsplattformen helfen, das Bestellverhalten durch
klare Prozesse, sinnvolle Business Rules und Lieferanten-
vereinbarungen zu beeinflussen.

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Es ist eine rhetorische Frage. „Braucht man Schulun-gen für Amazon oder eBay?“, meint Markus Hoppe mit Blick auf die Nutzerfreundlichkeit der bei Privatkunden beliebten Handelsplattformen im Internet. Nein, denn sie zeichnen sich durch einfache Suchfunktionen, übersichtliche Trefferlisten, intuitive Navigation sowie reichhaltige und passgenaue Artikelvorschläge aus, das weiß der Principal Director Accenture Strategy Operations Consulting genau. Ihn treibt etwas ganz anderes um: „Warum sind die klassischen Einkaufs-systeme in vielen Unternehmen so schwer zu bedienen, während man den Umgang mit modernen B2C-Systemen im Schlaf lernt?“

Alte Gewohnheiten überwinden

Der Einsatz moderner digitaler Technologie in der Beschaffung, so der Procurement-Experte, erlaubt signifikante Verbesserungen. Beim Produktions-material, so seine Erfahrung, sind Konzerne in der Lage, die Kosten gut zu kontrollieren. 

Im administrativen Alltag auf Abteilungsebene jedoch setzen sich traditionelle Verhaltensweisen gegen unternehmensweite Einkaufsregeln durch. Trotz anderslautender Vorgaben laufen Bestellungen für Nicht-Produktionsmaterial und Dienstleistungen häufig weiter nach den alten Prozessen und gehen an historisch genutzte Lieferanten. „Im Tagesgeschäft werden verhandelte Konditionen in der Fläche selten umgesetzt wie im Einkauf gedacht, da manchmal die Bereitschaft und oft die Kenntnis fehlt“, sagt Hoppe. „Eine technisch wie organisatorisch gut durchdachte Digitalisierung des Beschaffungsprozesses kann das nachhaltig ändern und den meisten Unternehmen eine Menge Geld sparen.“

So eine Beschaffungsplattform zeichnet sich vor allem durch vier Punkte aus und orientiert sich an erfolg-reichen B2C-Handelsplattformen: Sie muss gut zu bedienen sein, damit der Nutzer gern damit arbeitet. Sie muss qualitativ bewährte und preiswerte Lieferanten für die relevanten Produkte und Dienst-leistungen enthalten, damit er keine anderen

Angebote mehr benötigt. Sie muss sich laufend um Angebote ergänzen lassen, um neue technische und Preisentwicklungen berücksichtigen zu können. Und sie muss es dem Einkauf erlauben, das Einkaufs-verhalten zu steuern und zu kontrollieren, um Einkaufsregeln bezüglich der Nutzung von Verträgen und Vorzugslieferanten durchzusetzen. Ein erster Schritt dahin kann sein, selektiv das Bestellen via Amazon, eBay und Co. zu erlauben und die Anbieter in die eigene Beschaffungsplattform zu integrieren. Manche Konzerne tun das bereits, und Amazon will dies mit dem Marktplatz Amazon Business noch erleichtern.

Trotzdem ist eine eigene, eventuell in der Cloud betriebene Plattform für Konzerne wichtig. Nur dort können sie umfassende Business Rules verankern, die den Nutzer gezielt auf von Rahmenverträgen erfasste Verbrauchsmaterialien lenken oder ihn informieren, dass weitere Angebote eines Lieferanten die Qualitätsprüfung bestanden haben und bestellt werden dürfen.

Regeln konzernweit durchsetzen

​Außerdem gehört für Hoppe zur sinnvollen Digitali-sierung des Einkaufs neben einem Einkaufsportal und intelligenten Business Rules das Assisted Buying – kein klassisches Helpdesk, sondern die individuelle Beratung bei komplexen Fragen zu Mengengerüsten und der Kombination von Angeboten mehrerer Lieferanten. „Das Einkaufsverhalten der Mitarbeiter lässt sich über die Beschaffungsplattform dann so steuern, dass sie sich weitestgehend an die Einkaufsregeln halten und Einsparmöglichkeiten tatsächlich genutzt werden“, ist Hoppe sicher.

 

 

So lässt sich das Einkaufsverhalten erfolgreich steuern

Konzentrieren: Für viele Produkte und Dienst-leistungen kann mit einem oder mehreren Anbietern ein Rahmenvertrag geschlossen werden. Exakt definierte Konditionen und Lieferbedingungen ermöglichen es, dass jede Abteilung des Unternehmens das Gewünschte in einem standardisierten Prozess schnell und preiswert abruft.

Kontrollieren: Ohne klare Anweisungen und einfache Arbeitsschritte fällt es Mitarbeitern schwer, sich an generelle konzernweite Einkaufsvorgaben zu halten. Daher braucht die Beschaffungsplattform Business Rules, die Nutzer bei jeder Bestellung automatisch zu den Vorzugslieferanten lenken. Das können unter anderem auch externe Marktplätze sein. 

 

Komplementieren: Rahmenverträge allein reichen im Einkauf nicht aus. Bedingungen können sich ändern, Bedarfe neu entstehen. Angebote der festen Lieferanten sollten laufend mit den Entwicklungen am Markt abgeglichen sowie neue Produkte und Dienstleistungen als Ergänzung in das eigene Programm aufgenommen werden.

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