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Workplace Transformation | ERGO Wechsel mit Silbertablett

Der Umstieg auf ein neues Betriebssystem ist anspruchsvoll. Mit der Installation von Windows 7 und Office 2013 realisierte die ERGO Versicherungsgruppe zugleich den ERGO New Enterprise Officeworkplace (ENEO), der IT-Leistungen schnell und zuverlässig liefert. Den Prozess begleitet haben Experten von Accenture und Avanade.

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Erfolgsentscheidend waren die Gummibärchen wohl nicht. Aber eine nette Zugabe im „ENEO Starter-Paket“ für alle, die an die IT der ERGO Versicherungsgruppe in Deutschland angeschlossen sind – schön verpackt lagen sie neben der Kurzanleitung und dem USB-Stick, der den Umstieg auf den neuen Client startete. Die Leckereien boten sich als Nervennahrung für jene im Haus und bei Vertriebsagenturen tätigen Experten an, die sich gut mit Policen auskennen, aber nie zuvor ein Betriebssystem installiert hatten.

„Mit dem Paket sowie individueller telefonischer und persönlicher Unterstützung konnten wir den Betrof-fenen den Umstieg von Windows XP auf Windows 7 und Office 2013 erleichtern und Änderungen einfach erklären“, sagt Christian Kreimer, Senior Manager bei Accenture, zu dieser unkonventionellen Art der Information und Schulung. „Bei der Einführung von ENEO, dem ERGO New Enterprise Officeworkplace, war ein möglichst nutzerfreundliches Vorgehen wichtig.“

 

Realtime-Tool für die Umstellung

Im Prinzip ließ sich die Ausgangssituation zu Beginn des Projekts Anfang 2013 mit der anderer Konzerne vergleichen: Weil der Support für XP auslief, brauch-ten die Computer eine neue Windows-Version, es stand die Migration auf Windows 7 an. Aber es galt, eine Besonderheit zu berücksichtigen: Von den 26.000 betroffenen IT-Arbeitsplätzen finden sich viele bei quer über das Land verteilten Vermittlungsagenturen.

Aufgrund dieser dezentralen IT-Struktur war es technisch unmöglich, von einer Zentralstelle zeitgleich ein Betriebssystem auf jeden Rechner aufzuspielen. „Das hätte die Netzwerkstruktur wegen der Daten-mengen nie hergegeben, also blieb nur die Installation vor Ort“, so Kreimer. Die wiederum musste absolut zuverlässig funktionieren, weil die Aufgabe bei Agen-turen ohne Computerexperten zu bewältigen sein sollte.

So ergab sich die Idee des Umstiegs via USB-Stick inklusive intensiver Umstellungsschulung und -betreuung, die auch Jens Fornfeist überzeugte. „Das Realtime-Umstellungstool hat Probleme in Echt-zeit erkannt und teilweise gelöst, bevor der Anwender sie überhaupt bemerkte, und so den reibungslosen Umstieg auf Windows 7 ermöglicht“, meint der Projektleiter bei ITERGO, dem IT-Dienstleister der ERGO. „Allgemeine Schulungsunterlagen und individuelle Informationsgespräche haben dann nach der Installation dafür gesorgt, dass die Nutzer sich in der neuen Umgebung schnell zurechtfanden.“

Training und Videos für die Nutzer

Das Projekt lief wie geplant. Erst wurden die Anwender telefonisch informiert und technische Details verifiziert. Dann erhielten sie per Post das „ENEO Starter-Paket“ und später automatisch vom 

Computer die Aufforderung, den USB-Stick einzu-stecken. So ließen sich in Spitzenzeiten bis zu 350 Rechner am Tag umstellen. Der USB-Stick sicherte die Daten, installierte Windows 7 sowie Office 2013, loggte sich selbstständig ein, übernahm Einstellungen für Programme oder Peripheriegeräte und führte die Rücksicherung zuvor gesicherter Anwenderdaten durch. Zugleich wurden Erklärvideos bereitgestellt, die den Nutzer durch die mit dem Update verbundenen optischen oder Bedienungsänderungen führten. Eine weitere Umstellungshilfe war die Vorher-Nachher-Ansicht, die Neuerungen erklärte. Zudem nahmen ENEO Floorwalker in den ERGO Niederlassungen persönlich oder in den Agenturen telefonisch Kontakt zum Nutzer auf, um bei möglichen Problemen zu helfen. „Aber alles lief so reibungslos und war so selbsterklärend, dass es wenige Fragen gab“, freut sich Fornfeist.

So wichtig wie eine perfekte organisatorische Um-stellung sind fehlerlose technische Inhalte. Immerhin mussten 80 funktionelle Businessanforderungen der 

ERGO erfüllt, 500 Applikationen an die neue IT-Plattform angepasst sowie bestehende Anwendungen weiter unterstützt werden. Für eine rasche und reibungslose Entwicklung sorgte ein agiler Entwick-lungsansatz. „Besonders herausfordernd war, in kurzer Zeit den ENEO Arbeitsplatz zu entwickeln sowie viele Anwendungen anzupassen und zu testen“, erklärt Andreas Stocker, Group Manager bei Avanade, einer Tochter von Accenture und Microsoft.

„Nach der sechswöchigen Konzeptphase haben wir das Projekt in mehreren kleinen Schritten realisiert sowie alle vier bis acht Wochen mit einem neuen Release sukzessive um Funktionalitäten erweitert und sie direkt überprüft.“ Dies hat im Gegensatz zum umfassenden Test der kompletten Programmierung erst am Ende der Entwicklungsphase den Vorteil, dass sofort auf Erkenntnisse aus einem dieser kleinen Probeläufe reagiert werden kann. Eine wichtige Rolle spielte die begleitende Modernisierung der IT-Infrastruktur. 90 Prozent der Programme werden jetzt als Terminalserver-Anwendung bereitgestellt, statt

 

starrer Businessprofile gibt es flexible Anwender-gruppen. Alle nutzen den gleichen Client, bei wechselnden Aufgaben und Funktionen stellt der Administrator die erforderlichen Anwendungen dynamisch bereit.

Mehr Flexibilität für die Entwickler

Das erhöht die Flexibilität, da nicht mehr umständlich Konfigurationen auf unterschiedlichen Clients modifiziert werden müssen. Im Zuge des Projekts wurde zudem die Systemmanagement-Infrastruktur modernisiert, was ein zentrales Management aller ENEO Client Komponenten ermöglicht. Dies umfasst neben der Überwachung und Verteilung aktueller Software-Updates auch die Verschlüsselung der Unternehmensdaten. Überhaupt wurde viel für noch mehr IT-Sicherheit getan. Nicht nur, dass es jetzt zusätzlich zu den schon früher starken Schutz-maßnahmen flächendeckend eine zentral verwaltete Festplattenverschlüsselung für alle Clients gibt. 

Die Security-Konfigurationen wurden auch optimiert, etwa durch Einführung von Client-Zertifikaten sowie eine erweiterte Firewall-Konfiguration. Abgerundet wird das Sicherheitspaket mit einer neuen Antivirus-lösung, die ins Systemmanagement-Tool integriert ist. Zudem nutzen die ITERGO Softwareentwickler jetzt eine leistungsfähige virtuelle Desktop-Infrastruktur (VDI), was die Arbeit beschleunigt und den Aufwand senkt. Deshalb lobt Fornfeist die Workplace-Transformation: „Die Zusammenarbeit war über den gesamten Projektzeitraum geprägt von hoher Professionalität, Verlässlichkeit und Expertise – und Accenture als Partner hat entscheidend zum Erfolg beigetragen.“

 

„Die Zusammenarbeit war über den gesamten Projektzeitraum geprägt von hoher Professionalität, Verlässlichkeit und Expertise“

Steckbrief
ERGO Versicherungsgruppe

Unternehmenssitz: Düsseldorf 
Unternehmensleitung: Dr. Markus Rieß, Vorsitzender des Vorstands
Mitarbeiter: 43 000 (2014) 
Beitragseinnahmen: 18 Milliarden Euro (2014) 
Branche: Versicherung
Webseite:
www.ergo.com

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