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Project Control Service | Raiffeisen Bank International AG Auf klaren Wegen ans Ziel

Die Projektsteuerung lässt sich verbessern, wenn Vorhaben vergleichbar und Erfahrungen von Projekt zu Projekt übertragbar sind. Accenture half der Raiffeisen Bank International, ihr Projektmanagement zu vereinheitlichen sowie Transparenz zu erreichen – und liefert nun als externer Dienstleister ein preiswertes und effizientes Projektcontrolling.

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Man kennt das Problem der nicht wirklich gleichen Maßstäbe aus Fußball-Übertragungen im Fernsehen: Geraten im Strafraum zwei Spieler aneinander, ent-scheidet der Unparteiische auf Foul durch den Ver-teidiger und spricht dem Angreifer einen Elfmeter zu. Andere Schiedsrichter, die die Partie später im TV-Studio analysieren, können dagegen in dieser Szene keinen Regelverstoß erkennen. Sie hätten nicht gepfiffen, sondern das Spiel laufen lassen.

Der Maßstab für Vergleiche fehlte

Mit ähnlich unterschiedlichen Einschätzungen kämpfte das Management der Raiffeisen Bank International AG (RBI) in Wien – die Projektmanager der führenden Kommerz- und Investmentbank in Österreich und Zentral- und Osteuropa arbeiteten bei ihren Vorhaben mit persönlichen Plänen und beur-teilten den Stand nach eigenen Maßstäben, wodurch Projekte selbst innerhalb eines Bereichs oft kaum vergleichbar waren. „Weil objektive und standard-isierte Kriterien fehlten, konnte sich niemand auf

Knopfdruck einen Überblick über mehrere Vorhaben verschaffen, sondern musste im Einzelfall konkret nachfragen“, so Stephan Taborsky, Projektleiter Group Program Management Office. „Die Individualisierung erschwerte es nicht nur, Projekte falls nötig einem anderen Verantwortlichen zu übergeben, sondern machte es unmöglich, Erfahrungen zentral auszuwer-ten und die sich daraus ergebenden Verbesserungs-vorschläge automatisch verbindlich umzusetzen.“

Inzwischen gelten bei der RBI weitgehend einheitliche Maßstäbe: Ein gemischtes Team um Taborsky hat innerhalb von sechs Monaten dafür gesorgt, dass mittlere und große Projekte im Rahmen eines standar-disierten Projektcontrollings ablaufen können. Dies erlaubt nicht nur den Vergleich durch einheitliche Reports, sondern ermöglicht via Earned Value Analyse die Bewertung des Fortschritts sowie der Performance der Projekte sowohl nach objektiven Kriterien als auch in Relation zu anderen Vorhaben. So sehen die Verant-wortlichen rasch, ob etwas aus dem Ruder zu laufen droht und Gegensteuern nötig ist. Viele Projektmanger nutzen den freiwilligen Project Control Service (PCS),

um ihren administrativen Aufwand zu reduzieren und schneller genaue Zahlen zu erhalten. Nur kleine Projekte laufen in der Regel außerhalb des PCS.

Stephan Taborsky war klar, dass Accenture der ideale Partner für ein solches Vorhaben ist, denn für ihre größten Programme hat die Bank ein eigenes Projekt-management Office, das Accenture bereits erfolgreich geleitet hat. Bei der PCS-Entwicklung legten je drei Spezialisten von RBI und Accenture die Basis für das standardisierte Projektcontrolling: Sie definierten, wie optimale Prozesse aussehen und ein einheitliches Reporting funktioniert. Dabei wurden die nach Erfahrung von Accenture bewährten Standards an Besonderheiten des Finanzinstituts angepasst. Der Schwerpunkt lag auf dem Aufstellen und Prüfen von Plänen sowie dem Financial Tracking und Reporting. Einige Prozesse wurden extra ausgespart, da sie eng mit anderen Abläufen in der Bank verbunden sind
und nur wenige Vorteile durch eine Anpassung und Standardisierung im Rahmen des Projektcontrol-lings zu erwarten waren.

Accenture liefert jetzt die Daten

Anschließend übernahmen Accenture-Experten im slowakischen Bratislava das laufende Projektcontrol-ling als komplette Dienstleistung für die RBI. Deren Projektleiter sollen vom alltäglichen Papierkrieg entlastet werden, um sich auf Tätigkeiten mit hoher Wertschöpfung konzentrieren zu können, statt endlose Zahlenreihen auszuwerten. Das erledigen jetzt Mitar-beiter von Accenture in Bratislava zu einem festen Preis pro Projektplan, der betreut wird. Wöchentlich liefern sie den RBI-Entscheidern umfassend aufbe-reitete und standardisiert quer über alle Vorhaben vergleichbare Informationen zum aktuellen Projekt-stand. So lässt sich auf einer soliden Faktenbasis seriös über das weitere Vorgehen entscheiden. Die Umset-zung lief reibungslos, weil die Experten von Accenture aus Wien und Bratislava regelmäßig in engem Kontakt mit den RBI-Spezialisten standen. So fand man rasch Lösungen, von der Vereinbarung über Service Level Agreements bis zur Anpassung einzelner Tools an die Wünsche der RBI. „Wir haben uns beispielsweise schnell auf die goldenen Regeln geeinigt, wie 

Projektpläne aussehen sollen, und so Standards ent-wickelt, durch die sich verschiedene Vorhaben sehr
gut miteinander vergleichen lassen“, meint Accenture-Projektleiterin Franzeska Papargyropoulou. Zur hohen Zufriedenheit trägt auch bei, dass im monatlichen Statusmeeting aktuelle Themen besprochen und sinnvolle Weiterentwicklungen des Project Control Service sowie einzelner Inhalte angeregt werden können. Und die direkte Kommunikation der RBI-Projektmanager mit ihren individuellen Ansprech-partnern in Bratislava ermöglicht ein schnelles sowie zielgerichtetes Arbeiten.

Bessere Prozesse reduzieren Kosten

Deshalb ist es nur logisch, dass Stephan Taborsky die Kooperation lobt. „Schon die Standardisierung und Vergleichbarkeit durch den Project Control Service ist so wertvoll, dass wir das auch ohne große Einsparun-gen gemacht hätten, allein um mehr über zielorien-tiertes Projektmanagement zu lernen“, sagt der Pro-jektleiter Group Program Management Office bei RBI.

„Aber tatsächlich haben wir inzwischen nicht nur erhebliche Prozessverbesserungen, sondern auch signifikante Kostensenkungen und einen positiven Effekt bei den Projektleitern erreicht.“

Steckbrief
Raiffeisen Bank International AG

Unternehmenssitz: Wien 
Unternehmensleitung: Dr. Karl Sevelda, Vorstandsvorsitzender 
Beschäftigte: etwa 55 000 (2014)
Kunden: circa 14,8 Millionen (2014) 
Bilanzsumme: rund 122 Milliarden Euro (2014) 
Branche: Finanzinstitut
Webseite: www.rbinternational.com

„Die Vergleichbarkeit durch den Project Control Service ist sehr wertvoll“

 

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